Vacature

Directiesecretaresse

Over Elkien
Elkien is een woningcorporatie in Friesland met ruim 18.800 woningen, zowel in de stad als op het platteland. Onze woningen staan in de gemeenten Leeuwarden, Súdwest-Fryslân, Opsterland, Heerenveen en in een aantal kleine kernen. Bij Elkien vinden we dat iedereen een thuis verdient. En dit ‘thuis’ is voor Elkien meer dan het bieden van vier muren en een dak. Want naast de kwaliteit van de woning is een veilige en prettige leefomgeving belangrijk. Bij alles wat we doen en niet doen, stellen we de bewoner van nu en van de toekomst centraal. Dit geven we vorm door samen te werken met bewoners, stakeholders, partners en de omgeving. Samen thuis geven noemen we dat bij Elkien.

Wat ga je doen?

Als directiesecretaresse ondersteun en ontzorg je Chantal en Peter, onze twee Directeur-Bestuurders. Met jouw organisatietalent en oog voor detail zorg je ervoor dat hun agenda en mailbox tiptop in orde zijn. Je vindt het prettig dit zelfstandig te doen en verantwoordelijkheid hierin te krijgen. Je staat erom bekend dat je altijd één stap verder denkt en handelt dan een ander. Je krijgt energie van ontzorgen en overzicht bewaren tegelijkertijd. Dit doe je door onder andere de volgende taken:

• Je beheert de complexe agenda’s en mailboxen van de twee Directeur-Bestuurders en handelt zelfstandig namens hen.
• Je plant en ondersteunt vergaderingen met interne en externe partijen. Je zorgt voor de voorbereiding en documentatie. Je notuleert bij vergaderingen en bewaakt proactief de actiepunten.
• Je bereidt de (vertrouwelijke) correspondentie van de Directeur-Bestuurders voor en handelt deze af.
• Je bereidt, samen met de Bestuurssecretaris, de vergaderingen van het bestuur en de Raad van Commissarissen (RvC) voor.
• Je helpt de Directeur-Bestuurders bij het stellen van prioriteiten en houdt overzicht tussen verschillende dossiers.
• Je legt verbanden binnen de organisatie en informeert de Directeur-Bestuurders en Bestuurssecretaris proactief.
• Je draagt bij aan het continu verbeteren van de processen binnen het bestuurssecretariaat.

Wat wordt jouw werkplek?

Onze huidige Directiesecretaresse gaat aan het einde van het jaar met pensioen. Hierdoor zijn we op zoek naar een nieuwe collega. Je krijgt dus een warme overdracht en inwerkperiode.

Je komt te werken in het team Bestuursondersteuning. Dit team wordt aangestuurd door Jaap-Jan (Bestuurssecretaris) en bestaat naast jou uit Nynke en Annelous (Managementassistenten). Dit team blinkt uit door korte lijnen, collegiale samenwerking en een informele werksfeer.

Wat bieden we jou?

• Betekenisvol werk; iedereen verdient immers een (t)huis en jij draagt daaraan bij.
• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring wordt je ingeschaald in schaal H of I - CAO Woondiensten. Dat betekent een salaris tussen € 3.855 en € 5.529 bij 36 uur per week. De CAO Woondiensten biedt uitgebreide arbeidsvoorwaarden, zoals een goed pensioen bij SPW.
• Daar bovenop ontvang je jaarlijks vakantiegeld van 8% en een eindejaarsuitkering van 3% van je brutoloon.
• Je start met een jaarcontract. Maar we gaan graag voor langere termijn het avontuur met je aan.
• Een dienstverband voor 32 tot 36 uur per week.
• 189,8 vakantie uren per jaar bij een 36-urige werkweek. En de mogelijkheid om elk jaar arbeidsvoorwaarden tegen elkaar uit te ruilen, zoals het bijkopen van verlofuren. 
• Voor jouw reiskosten naar kantoor ontvang je € 0,23 per km (tot 75 km enkele reis) of kun je al jouw kosten voor het openbaar vervoer declareren. We hebben poolauto’s bij Elkien die je kunt gebruiken voor zakelijk werkverkeer, of je ontvangt hiervoor € 0,40 per km.
• We werken bij Elkien hybride. Dat betekent zowel in de gebieden, op kantoor als thuis. Je ontvangt een laptop en een mobiele telefoon van ons. Daarnaast zorgen we er natuurlijk voor dat je thuis een top werkplek hebt. Je kunt spullen via ons lenen en zelf aanschaffen met je thuiswerkbudget. Het thuiswerkbudget is € 500 voor 3 jaar.
• Persoonlijke groei en professionele ontwikkeling vinden we erg belangrijk, dit stimuleren en ondersteunen we dan ook ruimschoots. Daarnaast heb je toegang tot ons online leerplatform Kiener. Hier kan je uiteenlopende trainingen volgen. 
• Vitaliteitsbudget van € 250 per jaar, wat je bijvoorbeeld kunt inzetten voor jouw sportabonnement.

Wie ben jij?

Jij…

• Bent nauwkeurig en kan goed prioriteiten stellen
• Bent proactief, denkt graag één stap verder en handelt hiernaar
• Bent digitaalvaardig en nieuwsgierig naar nieuwe digitale ontwikkelingen
• Kunt goed organiseren, bent klantgericht en krijgt energie van ontzorgen van onze bestuurders
• Hebt gevoel voor bestuurlijk politieke verhoudingen en maatschappelijke vraagstukken
• Werkt graag samen en springt bij waar nodig, in drukke tijden houd jij het hoofd koel
• Hebt HBO werk- en denkniveau met relevante werkervaring
• Beheerst de Nederlandse taal uitstekend

Herken jij je in deze functie?

Dan horen we graag van jou, uiterlijk op zondag 15 juni.
Je ontvangt op maandag 16 juni reactie van ons. Het eerste kennismakingsgesprek vindt plaats op donderdag 19 juni.

Klik hieronder op 'Solliciteren' voor het invullen van jouw contactgegevens, een korte motivatie en CV. 

Wil je meer weten
over deze functie?
Neem dan contact op met Jaap-Jan Sterenberg, Bestuurssecretaris, via 06 15 96 02 89.

Is dit jouw 
volgende baan?
Dan horen we graag van jou! Heb je vragen over de procedure? Neem dan contact op met Marieke Ensing, HR Business Partner, via 06 57 08 16 00.