Vacature

Managementassistent 

Past dit bij jou?

• Je zoekt een klein en hecht team waar je elkaar goed kent. Een team waar iedereen zijn eigen taken heeft, maar waar je elkaar helpt in drukte of bij afwezigheid.
• Je wil dit binnen een maatschappelijke organisatie waar je merkt dat het werk ertoe doet en je indirect bijdraagt aan het dagelijks leven van bewoners. Je voelt je prettig in een organisatie met korte lijnen, waar je dicht op het Bestuur werkt en ziet wat er speelt.
• Je wordt blij van een rol waarin plannen, organiseren en notuleren samenkomen. Je wil graag dat agenda’s kloppen, overleggen goed voorbereid zijn en notulen duidelijk zijn zodat collega’s er direct mee verder kunnen.
• Je zoekt een plek met afwisseling. Waar je het ene moment schakelt met een manager over prioriteiten in de agenda, en het andere moment contact hebt met een externe relatie over een afspraak. Terwijl je tussendoor vragen van collega’s beantwoord en nadenkt over de organisatie van de volgende medewerkersbijeenkomst.
• Meedenken hoe processen slimmer kunnen, doe je graag. Je hebt interesse hoe automatisering en AI jouw werk kan ondersteunen.

Waarom kies je nog meer voor ons?

• Een salaris tussen € 3.998 en € 5.042 bruto per maand (bij 36 uur per week), schaal H cao Woondiensten. Daar bovenop 8% vakantiegeld en 4% eindejaarsuitkering.
• Arbeidsovereenkomst voor 28 uur per week. Je werkt in elk geval op dinsdag en donderdag op kantoor in Heerenveen. 
• Persoonlijk ontwikkelbudget die je inzet via ons eigen leerplatform. Jouw functie en team staan niet stil, dus in de praktijk is ook veel ruimte voor ontwikkeling.
• Leuke extra’s zoals: 4 weken verlof bijkopen, vitaliteitsbudget, maatschappelijke verlofuren én gezellige momenten zoals een kerstfeest en uitjes met de personeelsvereniging.
• Uiteindelijk help jij mee om onze bewoners een fijn thuis te geven, waar we het met alle 200 collega’s van Elkien voor doen.
• Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Zo ziet jouw rol eruit

Samen met Nynke zorg je dat het Managementteam goed kan functioneren door overzicht te houden, vooruit te denken en zaken strak te organiseren. Je zorgt dat afspraken, acties en informatie op de juiste plek terechtkomen. Hieronder een aantal voorbeelden voor een goede inkijk in de functie.

• Je beheert de agenda’s van vier managers en zorgt dat afspraken logisch en efficiënt worden ingepland. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en stemt af waar nodig. Je handelt daarbij zelfstandig namens de manager.
• Je bereidt interne vergaderingen en overleggen voor. Waaronder van de Ondernemingsraad (OR). Je verzamelt stukken, zorgt dat iedereen op tijd de juiste informatie heeft en stelt waar nodig een agenda op. Tijdens overleggen notuleer je en zorg je dat acties en besluiten duidelijk worden vastgelegd.
• Je hebt veel contact gedurende de week. Via telefoon, e-mail en persoonlijk leg je contact met collega’s, samenwerkingspartners en externe relaties.
• Je organiseert uiteenlopende bijeenkomsten. Van overleggen met collega’s tot bijeenkomsten met externe partners. Daarnaast coördineer je onze medewerkersbijeenkomsten, die vier keer per jaar op kantoor plaatsvinden. Dankzij jouw voorbereiding en oog voor detail verloopt alles soepel, van de communicatie tot de praktische uitvoering.
• Je zorgt voor een overzichtelijke administratie en een goed digitaal documentbeheer voor het MT en de OR.

Waar ga jij het verschil maken?

Samen met Irene, Susanne en Nynke vorm je het team Bestuursondersteuning. Ter uitbreiding van het team zoeken we een collega die een deel van het MT en de Ondernemingsraad ondersteunt. Een klein team waar hard wordt gewerkt, veel wordt gelachen en geen dag hetzelfde is.

Kijk op ‘Elkieners vertellen…’ om alvast kennis te maken met een aantal collega’s. 

Je werkplek is ons kantoor in Heerenveen. Op dinsdag en donderdag werken we in ieder geval samen op kantoor. Je kunt ook een dag per week thuiswerken. Dit doen we flexibel en passend bij de afspraken.

Wat breng jij mee?

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, met enkele jaren ervaring in een secretariële rol met notuleren.
• Je werkt zelfstandig en proactief. Je ziet wat er nodig is voordat anderen erom vragen.
• Je kunt goed prioriteiten stellen. Je houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. Afwijkingen vallen jou meteen op.
• Je communiceert sterk en schakelt makkelijk met verschillende mensen.
• Je bent handig met digitale systemen, en nieuwsgierig naar nieuwe mogelijkheden.

Herken jij je in deze functie?

Dan horen we graag van jou! Klik op de knop ‘Solliciteren’ en vul je gegevens in.

Ben je al onze collega? Dan kun je reageren tot en met zondag 19 juli. 

Voor externe sollicitanten: Je kan reageren tot en met zondag 16 augustus. Uiterlijk woensdag 19 augustus krijg je van ons een reactie.
De kennismakingsgesprekken zijn op maandag 24 augustus met Irene Rozemeijer (Bestuurssecretaris) en Nynke van Dijk (Managementassistent).
Daarna volgt een tweede kennismaking op donderdag 27 augustus met Susanne Bouwmeester (Directiesecretaresse) en Marieke Ensing (HR business partner). 

We hopen de procedure voor 1 september af te ronden.

Wil je meer weten
over deze functie?
Neem contact op met Irene Rozemeijer, Bestuurssecretaris, telefoon 06 51639338.

Is dit jouw 
volgende baan?
Dan horen we graag van jou! Heb je vragen over de procedure? Neem dan contact op met Jolanda Hengeveld, HR adviseur, via
06 46622312 of vacatures@elkien.nl